Uutislistaukseen

Puolangan seurakunta liittyy Kuopion aluekeskusrekisteriin 1.10.2020

22.9.2020 15.33

Kirkonkirjojen pitoon liittyvät tehtävät siirtyvät Kuopion aluekeskusrekisterin hoidettavaksi. 1.10.2020 alkaen muun muassa virkatodistukset tilataan suoraan Kuopion aluekeskusrekisteristä. Aluekeskusrekisteri on avoinna ma-pe klo 9-15. Puh. 040 4848 225 (virkatodistus- ja sukuselvitystilaukset), (017) 158 111 (vaihde).

Kuopion aluekeskusrekisteriin kuuluvat 1.10.2020 alkaen Kuopion seurakuntien lisäksi Hankasalmen, Heinäveden, Hyrynsalmen, Joroisten, Konneveden, Leppävirran, Niiniveden, Pieksämäen, Puolangan, Rautalammin, Sotkamon, Suomussalmen ja Suonenjoen seurakunnat.


Aluekeskusrekisterien perustaminen liittyy valtakunnalliseen hankkeeseen, jossa kirkonkirjojenpidon tehtäviä pyritään keskittämään suurempiin yksiköihin. Aluekeskusrekisterin tehtäviksi siirtyvät seurakunnilta jäsenrekisterin ylläpitoon liittyvät tehtävät, kuten kirkollisten toimitusten rekisteröinnit, sekä erilaisten todistusten antaminen jäsentietojärjestelmästä ja vanhoista kirkonkirjoista. Kirkollisten toimitusten varaukset hoidetaan jatkossakin omassa seurakunnassa. 


Tehtävien keskittämistä helpottaa se, että lähes kaikki alueen seurakunnat ovat saaneet vanhojen kirkonkirjojen digitoinnin sähköiseen muotoon valmiiksi. Mittavassa projektissa seurakuntien vanhat kirkonkirjat on kuvattu vuodesta 1860 alkaen ja viety koko kirkon yhteiseen järjestelmään. Näin suurempiin yksiköihin siirtyminen ei edellytä enää suurten kirjamäärien siirtämistä, vaan työtä tehdään sähköistä aineistoa hyödyntämällä.
Seurakuntalaisille aluekeskusrekisteriin siirtyminen näkyy ennen kaikkea virkatodistuksia ja sukuselvityksiä tilattaessa. Niiden tilaukset tehdään jatkossa oman seurakunnan sijaan suoraan aluekeskusrekisteriin. Myös avioliiton esteiden tutkinnat hoidetaan aluekeskusrekisterissä. Tarjolla on myös opastusta kastetta, avioliiton esteiden tutkintaa, lapsen nimen valintaa, puolisoiden sukunimen valintaa ja kirkkoon liittymistä koskevissa kysymyksissä. Asiointi ei edellytä matkustamista paikan päälle, vaan asiakkaita palvellaan myös puhelimitse ja sähköpostin välityksellä. Virkatodistus- ja sukuselvitystilausten osalta käytössä on myös nettilomake, ja avioliiton esteiden tutkinnankin voi laittaa vireille sähköisessä palvelussa.
Muutoksen tavoitteena on helpottaa seurakuntien tilannetta hoitamalla niin sanottuja tukitoimintoja suuremmassa yksikössä niin, että seurakunnat voivat paremmin keskittyä varsinaiseen seurakunnalliseen toimintaan. Suuremmassa yksikössä myös työntekijöiden sijaisuudet, kouluttaminen ja uusien työntekijöiden rekrytointi ovat helpommin järjestettävissä


Tavoitteena on myös parantaa seurakuntalaisten saamaa palvelua. Selkeimmin muutos näkyy sukuselvityksiä tilattaessa. Aiemmin sukuselvitykset piti tilata erikseen kaikista seurakunnista, mutta jatkossa kaikki tarvittavat todistukset saa yhdellä tilauksella aluekeskusrekisteristä. 
Aluekeskusrekisteri palvelee asiakkaita kaikkina arkipäivinä, pieniä poikkeuksia lukuun ottamatta, klo 9-15.